Lohnabrechnung

Die Daten der Lohnabrechnung sind beim Datenschutz Tankstelle ebenfalls besonders sensibel. Daher ist bei Zusendung der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen auf dem Postweg oder der Übergabe der Abrechnungen ein verschlossener Umschlag Pflicht. Verschicken Sie die Abrechnungen per Email, sind die Daten nicht nur zu verschlüsseln, sondern muss das Verschlüsselungsverfahren auch dem Stand der Technik entsprechen.

Besonderheiten bestehen bei der Zeiterfassung. Ohne besonderen Grund dürfen Sie nur Stichproben über die Richtigkeit der erfassten Arbeitszeiten vornehmen. Bestehen dagegen konkrete Gründe bzw. ein konkreter Verdacht, dass ein schwerer Verstoß arbeitsvertraglicher Pflichten oder eine Straftat gegen Sie im Rahmen der Zeiterfassung begangen wurde (etwa “Mitstempeln” durch einen Kollegen, obwohl der betreffende Arbeitnehmer nicht anwesend ist), sind genaue Auswertungen der Zeitkonten zulässig. Zudem dürfen Sie die Zeiten, die Ihre Mitarbeiter mit privaten Dingen verbringen (etwa Privattelefonate, Raucherpausen fernab des Arbeitsplatzes), von der Arbeitszeit abziehen.

Im Übrigen ist generell die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu bewahren. Auskünfte über die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen an andere Personen dürfen Sie nur zu ganz bestimmten Zwecken geben (etwa Pfändung, Arbeitsbescheinigung usw.) oder mit vorheriger Erlaubnis des betroffenen Arbeitnehmers. All diese Grundsätze gelten auch für Ihre Aushilfen.

Sollte in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat bestehen, ist eine mit diesem einvernehmlich geschlossene Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung sinnvoll.

Werden die Lohn- bzw. Entgeltabrechnungen nicht von Ihnen selber, sondern von einem Dritten erstellt, gelten die Grundsätze der Auftragsdatenverarbeitung bzw. der Funktionsübertragung.