Verfahrensverzeichnis: Was ins interne Verzeichnis und ins Jedermann-Verzeichnis hineingehört

Speichern Sie in Ihrer Tankstelle automatisiert personenbezogene Daten, müssen Sie den Umgang mit diesen Daten dokumentieren, § 4e BDSG (Verfahrensverzeichnis, Verfahrensregister). Dabei ist zwischen dem internen Verfahrensverzeichnis und dem öffentlichen Verfahrensverzeichnis (Jedermann-Verzeichnis) zu unterscheiden.

Ihr internes Verfahrensverzeichnis muss folgende Angaben enthalten:

  1. Name oder Firma Ihrer Tankstelle (handelsrechtlich korrekte Bezeichnung),
  2. Angaben über Sie als Geschäftsführer Ihrer Tankstelle sowie ggf. die mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragten Personen,
  3. Anschrift Ihrer Tankstelle (bei mehreren die Anschrift der zentralen Leitung),
  4. Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung (also die verschiedenen Verfahren der Datenverwendung),
  5. eine Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien,
  6. mögliche Empfänger, denen die Daten mitgeteilt werden können,
  7. (gesetzliche) Fristen für die Löschung der Daten,
  8. eine geplante Datenübermittlung in Drittstaaten (Länder außerhalb der EU und des EWR),
  9. eine allgemeine Beschreibung, die es ermöglicht, vorläufig zu beurteilen, ob die Datensicherung bzw. die Maßnahmen dafür angemessen sind.

Als verantwortliche Stelle müssen Sie dieses Verzeichnis dem Datenschutzbeauftragten Tankstelle zur Verfügung stellen, damit für diesen bzw. der Aufsichtbehörde etwaige Probleme zu erkennen sind, wo der Datenschutz Tankstelle verbessert werden muss.

In das öffentliche Verzeichnis gehören die Punkte 1. bis 8., die auf Anfrage jedermann zugänglich gemacht werden müssen. Dieses Jedermann-Verzeichnis ist vom Datenschutzbeauftragten Tankstelle oder – falls dieser nicht vorhanden ist – ebenfalls von Ihnen zu erstellen. Im Übrigen ist (bzw. sollte) das interne Verzeichnis umfangreicher sein, damit der Datenschutzbeauftragte auch imstande ist, die erforderlichen datenschutzrechtlichen Beurteilungen vorzunehmen.

Wichtiger Hinweis!
Kann das Verfahrensverzeichnis nicht oder nicht ordnungsgemäß vorgelegt werden, müssen Sie mit einem Einschreiten der Datenschutzaufsichtsbehörde rechnen.