Darum brauchen Sie einen Datenschutzbeauftragten

In Ihrer Tankstelle geschieht es regelmäßig, dass Sie personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen. Typische Beispiele sind

  • Belege über EC- bzw. Kreditkartenzahlungen Ihrer Kunden, die mittels eines in Ihrer Tankstelle vorhandenen Kartenlesegeräts erstellt wurden;
  • bei Ihnen erfasste Namen nebst Anschriften von Rechnungskunden oder auch von Mietern einer im Rahmen Ihrer Tankstelle betriebenen Anhängervermietung;
  • die von Ihren Mitarbeitern gelisteten Angaben über Name, Alter, Familienstand, Geburtsdatum, Kontonummer, Steuerklasse und Sozialversicherungsnummer;

Bei der Verwendung all dieser Daten müssen Sie sicherstellen, dass die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und anderer Vorschriften über den Datenschutzeingehalten werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Ihre Tankstelle als Kaufmann, Personengesellschaft (GbR, OHG, KG) oder juristische Person (GmbH) betreiben. Ein Datenschutzbeauftragter Tankstelle ist hierbei behilflich.

Darüber hinaus sind Sie in bestimmten Fällen nach dem BDSG sogar verpflichtet, für den Datenschutz an Ihrer Tankstelle einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Generell besteht diese Pflicht für Unternehmen

  1. unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten, wenn die Unternehmen als verantwortliche Stelle automatisierte Datenverarbeitungen vornehmen, die einer Vorabkontrolle unterliegen (etwa Kreditscoring, also die Bonitätseinschätzung bei Rechnungskunden), § 4 f Abs. 1 Satz 6 BDSG;
  2. unabhängig von der Anzahl der dort Beschäftigten, wenn die Unternehmen als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung automatisiert erheben, verarbeiten oder nutzen (etwa Adressverlage, Auskunfteien oder Markt- und Meinungsforschungsinstitute), § 4 f Abs. 1 Satz 6 BDSG;
  3. als verantwortliche Stelle, die mindestens zehn Personen wenigstens vorübergehend mit automatisierter Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung beschäftigt, § 4 f Abs. 1 Satz 4 BDSG;
  4. als verantwortliche Stelle, die mindestens 20 Arbeitnehmer wenigstens vorübergehend mit nichtautomatisierter Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung beschäftigt, § 4 f Abs. 1 Satz 3 BDSG.

Dabei ist die Datenverarbeitung automatisiert, wenn sie mit Datenverarbeitungsgeräten (PC) erfolgt. Umgekehrt ist das systematische Erfassen von Kundendaten in Ordnern oder auf Karteikarten ist nicht automatisiert. Hier gilt aber eine Ausnahme: Dient die Erfassung zur Vorbereitung einer elektronischen Speicherung, hat die “Automatisierung” bereits begonnen.

Auch bei der Anzahl der beschäftigten Personen bestehen Besonderheiten. Denn dazu gehören nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch freie Mitarbeiter oder sonstige Personen. Zudem spielt es keine Rolle, ob die beschäftigte Person in Teilzeit arbeitet oder nur gelegentlich auf die Daten zugreift.

Speziell für den Datenschutz Tankstelle ist Punkt 1. von erheblicher Bedeutung. So wurde bei der Videoüberwachung an Tankstellen lebhaft diskutiert, ob diese eine Vorabkontrolle und damit die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erfordert. Daneben bestehen zahlreiche Grenzbereiche wie etwa die Einführung neuer Lohnabrechnungssysteme, EDV-mäßig erfasste Mitarbeiterbeurteilungen oder elektonisch erstellte Werbeanschreiben an Kunden, die im Zweifel vom Datenschutzbeauftragten überprüft werden sollten. Denn wird hierbei der Datenschutz nicht beachtet, kann dies nicht nur zu Imageschäden Ihrer Tankstelle in der Öffentlichkeit führen, sondern im Extremfall sogar Schadensersatzansprüche gegen Sie auslösen.