Erlaubt: Verwendung für vertragliche und vertragsähnliche Zwecke

Die Verwendung von personenbezogenen Kunden-, Mitarbeiter- und Bewerberdaten ist Ihnen als Tankstellenbetreiber zu vertraglichen oder vertragsähnlichen Zwecken trotz des Datenschutzes erlaubt, § 28 Abs. 1 Satz 1 Ziffer 1 BDSG. Voraussetzung dafür ist, dass

  • zwischen der Datenverarbeitung und dem Vertrags- bzw. vertragsähnlichen Zweck ein unmittelbarer Zusammenhang besteht und
  • die Datenverarbeitung erfolgt, um vertragliche Pflichten zu erfüllen.

Dies gilt in erster Linie für personenbezogene Kundendaten. So können Sie etwa ohne Speicherung von Namen, Anschrift und offenen Forderungen den Rechnungskunden Ihrer Tankstelle keine Rechnungen ausstellen. Ebenso wenig sind Sie ohne Erfassung der Nummernschilder nicht in der Lage, Ihren Tankkartenkunden besondere Rabatte zu gewähren, auch wenn der Tankkartenvertrag in der Regel zwischen Kunden und Mineralölkonzern geschlossen wird.

Aber auch die Verwendung von personenbezogenen Mitarbeiterdaten (Arbeitnehmerdaten) richtet sich nach § 28 Abs. 1 Satz 1 Ziffer 1 BDSG. Hier können Sie alle Daten Ihrer Tankstellen-Mitarbeiter verwenden, die für das Arbeitsverhältnis grundlegend bedeutsam sind (sogenannter Zweckzusammenhang). Davon umfasst sind u. a. Name, Anschrift, Geburtsdatum/Alter, Konfession, Beruf, sonstige Qualifikationen und Einsatzfähigkeit. Dagegen dürfen Sie die besonderen personenbezogenen Daten nicht verwenden. Dazu gehören alle Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben, § 3 Abs. 9 BDSG, sowie darüber hinaus auch Vorstrafen. Entsprechendes gilt für die Daten Ihrer etwaigen Auszubildenden.

Auch die in Bewerberunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten unterliegen dem Zweckzusammenhang. Dieser entfällt mit dem Ende des Einstellungsverfahrens. Daher sind gespeicherte Bewerberdaten zu löschen, Daten in Papierform an den Bewerber zurückzugeben oder zu vernichten.

Ebenfalls gestattet: Datenverwendung bei berechtigtem Interesse

Die personenbezogenen Kunden- und Mitarbeiterdaten dürfen Sie auch dann verwenden, wenn dem aller Wahrscheinlichkeit nach keine schutzbedürftigen Belange der Betroffenen entgegenstehen, § 28 Abs. 1 Satz 1 Ziffer 2 BDSG. Dies betrifft Funktionsübertragungen an verbundene Unternehmen oder externe Dritte zu deren eigenverantwortlichen Wahrnehmung. Typische Fälle sind Inkassotätigkeiten oder Mitarbeiterrekrutierung für Ihre Tankstelle. Übermitteln Sie hier personenbezogene Daten, ist das zulässig. Sie müssen aber den Benachrichtigungs- und Auskunftsanspruch der Betroffenen sicherstellen.

Wichtiger Hinweis!
Zusätzliche Bedingungen gelten für die Zulässigkeit der generellen auftragsgebundenen Datenverarbeitung durch Externe, § 11 BDSG, die Sie von der Funktionsübertragung unterscheiden müssen.

Allgemein zugängliche Quellen dürfen Sie nutzen

Daten aus allgemein zugänglichen Quellen (etwa Telefonbuch, Branchenbücher) können Sie ebenfalls verwenden, § 28 Abs. 1 Ziffer 3 BDSG. So ist es etwa grundsätzlich möglich, daraus Geschäftsleute und Unternehmen herauszusuchen, um diesen telefonisch eine Tankkarte für Ihre Tankstelle anzubieten und so als Kunden zu gewinnen.

Einwilligung des Betroffenen: Aber nur unter bestimmten Voraussetzungen

Ist eine Datenverwendung nicht unmittelbar durch das BDSG gedeckt, kann diese trotzdem durch die Einwilligung des Betroffenen zulässig sein, § 4a BDSG. Die Einwilligung darf aber nicht pauschal für nicht näher bezeichnete Zwecke erteilt werden, sondern muss folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Information des Betroffenen über den Zweck der Datenverwendung
  • Schriftform der Einwilligung
  • Besondere Kenntlichmachung (also etwa farbliches Hervorheben) der Einwilligung, wenn diese zugleich mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt werden soll.

Führen Sie also etwa an Ihrer Tankstelle ein Gewinnspiel mittels Teilnahmekarten durch, müssen Sie bei einer geforderten Angabe des Geburtsdatums auf deren Freiwilligkeit und Zweck (Überprüfung der Volljährigkeit) hinweisen. Ebenso sollte der Betroffene ankreuzen können, ob er mit einer Datenverwendung zu Werbezwecken einverstanden ist.